التخطيط اليومي 

لماذا لا يخطط الناس ليومهم ؟

لأنهم يعتمدون على الظنون، و الأفكار و طول الأمل .

 

هل نحتاج إلى التخطيط اليومي ؟ و ما هو التخطيط اليومي؟

 

التخطيط اليومي يبدأ بإعداد قائمة، تحتوي على المهام التي يجب إنجازها ،وجدولها الزمني، ويتم ذلك بكتابة كل النشاطات فيها، وتقسيم الوقت على المهام حسب الأهمية وجمع النشاطات المتشابهة، وتخصيص وقت محدد لكل مهمة لإنجازها .

 

لكي تنجح فإنك تحتاج إلى التخطيط الجيد؛ لأنه لا نجاح من دون تخطيط.

 

و التخطيط الذكي، هو أحد المكونات الأساسية للنجاح في أي عمل.

 

ثم إن التخطيط يساعدك كثيراً في عدم تبديد وقتك وطاقتك .

 

خطتك هي دليلك الذي يقودك خطوة خطوة، إلى تحديد كل ما تحتاج إليه لكي تتحول أحلامك إلى حقيقة .

 

من اين ابدأ بالتخطيط؟

 

من الطبيعي أن تكون أول مرحلة من مراحل التخطيط (خطوات التخطيط) هي :

– تحديد الأهداف حيث أن الأهداف هي التي تتوجه إليها الجهود وتخصص لها الموارد. …

– تحليل وتقييم الظروف البيئية …

– تحديد البدائل …

– تـقـييـــم البـدائـــــــل …

– اختيار البديل الأمثل …

– تقييم النتائج والتعديل

 

لماذا أخطط ولا أنفذ؟

 

لان التنفيذ يحتاج خطة دقيقة، واضحة لكيفية التنفيذ ، تحتاج تبسيط الخطط ،لتتمكن من تنفيذها في خطط صغيرة.

 

في العموم لكي تصنع النجاح يجب أن تخطط ليومك ، و تخطط لحياتك،لأنك إذا لم تخطط سيخطط لك الآخرون وستدفع الثمن.

 

يجب أن تعلم انك إذا فشلت في التخطيط فقد خططت للفشل …من هنا التخطيط للحياة

وللمستقبل عملية لها أصولها وقواعدها ، يجب أن تجيدها وتتعامل معها …

 

إذا كيف تسير معك الأمور وأنت لا تعرف كيف تكون حياتك و مستقبلك .

 

_ اختر الأدوات اللازمة للتخطيط ؛ فهي تساعدك في إدارة وقتك وتنظيمه، وتشمل الأدوات نوعين، هما:

 

_ التقويم ؛ بهدف تحديد المواعيد والتواريخ للمهمات، وقائمة المهام أيضاً، بحيث يتم تسجيل المهمات والأهداف التي يرغب الشخص بإنجازها

 

_ نظم المهام ؛ يمكنك استخدام الأقلام الملونة أو أقلام التحديد لتنظيم مهامك وتنسيقها، حيث إن تمييز كل مهمة بلون محدد يساعدك على ترتيبها وفقاً لأهميتها، فمثلاً تستطيع تمييز المهام المتعلقة بالمنزل باللون الأحمر …والمهام المتعلّقة بالعمل أو المدرسة باللون الأزرق….

والمهام المتعلّقة بالأنشطة الأخرى باللون الأخضر….فذلك يزودك بتصور حول كمية الوقت المخصص لكلّغ نشاط، ويساعدك على أن توازن بين المهمات .

 

_ رتب الأولويات ؛ من المهم ترتيب المهمّات حسب أولويتها، ويمكنك ترتيبها حسب مصفوفة يومية تشمل جميع المهمات المراد إنجازها خلال اليوم، مرتبة حسب درجة أهميتها، ومن المهمة العاجلة إلى المهمة غير العاجلة، كالتالي:

في الفئة الأولى تحدد المهمات المهمة والمستعجلة؛ وهي تشمل الهدف الرئيسي لليوم وهو أهم هدف بالنسبة لك، والذي لن تشعر بالراحة إلا إذا أنجزته، حتى لو تم إنجاز باقي المهام، مثل إنجاز مهمة طلبها منك المدير المباشر، وينتظر النتائج منك، أما الفئة الثانية : فيمكن وضع المهمات المهمة وغير العاجلة؛ وهي تشمل المهمات التي يجب عليك إنجازها قبل انتهاء اليوم دون تحديد موعد محدد تماماً، مثل: ممارسة الرياضة أو الاهتمام بالممارسات الصحية، أما الفئة الثالثة ؛ فتشمل المهمات المستعجلة وغير المهمة، وهي تشمل المهمات التي يجب إنجازها، ولكنها غير مهمة، مثل: الرد على بعض المكالمات الهاتفية، والقيام بالزيارات الاجتماعية، أمّا الفئة الأخيرة، فيمكن وضع المهمات غير المستعجلة وغير المهمة، وهي تشمل المهمات التي ترغب في إنجازها، لكن ليس شرطاً أن يتم إنجازها في نفس اليوم، ويمكن تأجيلها إلى حين إيجاد وقت لها، مثل تصفح وسائل التواصل الاجتماعي .

 

_ حدد الوقت الذي يستغرقه إنجاز كل مهمة، واحرص على أن يتم تقدير وقت فعلي ومناسب لإنجاز كل منها، فلا تبالغ في الوقت اللازم لإنجاز مهمة معينة، وفي نفس الوقت لا تقلل منه، فذلك سيؤثر على إنجاز باقي المهام، وستضطر للضغط على نفسك لإنجازها، أو

 

_ اترك مساحة خالية في جدولك ؛ من الجيد ترك بعض الأوقات فارغة دون تخطيط أحياناً، إذ إن الصرامة في التخطيط قد تحبط الشخص بسبب قلقه من التأخر عن أداء كامل المهمات المخطط لها، كما أنه قد يكون من الصعب أحياناً تقدير الوقت المخصص لكل مهمة بشكل مثالي، ويمكن تلافي ذلك من خلال إضافة 15-30 دقيقة بعد إنجاز بعض المهمات المتعلقة بالاجتماعات من أجل توضيح بعض الأسئلة أو الملاحظات، فحتى لو تأخر الاجتماع، فلن يؤثر ذلك على جدولك الزمني، كما يمكنك وضع استراحة من 5-10 دقائق بين كل مهمة وأخرى، مخصصة مثلاً لتراجع البريد الإلكتروني أو لتناول وجبة صحية خفيفة، كما واحرص على توفير وقت فارغ في الصباح، وخلال الساعة الأخيرة من اليوم، كي تتمكن من التحقق من أداء كامل المهمات في الجدول، وإنهاء الأمور على أكمل وجه .

 

 

و في النهاية من المهم متابعة إنجازك للمهمات أولاً بأول، وتأكد من وضع علامة عند الانتهاء من إنجاز كل مهمة في الجدول، فذلك يساعدك على متابعة المهمات التي تم إنجازها والمهمات التي لم تنجز بعد، كما أن ذلك سيزيد إحساسك بالإنجاز من خلال رؤية المزيد من المهمات المنجزة بنجاح.